外贸业务人员在通过展会、社媒工具、网络工具、朋友介绍等途径得到潜在客户的联系方式以后，就得要主动对客户进行联系，推介自己，以争取商业机会。而邮件联系又是外贸业务沟通的最基本最直接最简单有效的沟通工具，外贸业务人员给客户的第一封邮件，即为开发信。
一、外贸开发信的要点
1、简单。作为第一封邮件，开发信的语言一定要简洁明了，这样可以使客人一眼即可扫视出大概内容意思，不至于失去耐心关掉甚至删除。
2、专业。一定要向客户表明公司的专业度、产品的专业度、自己服务水平的专业度，这些可以用年限和与客户同级客户案例来凸显。比如说公司多少年了，你自己从业多少年了，基本可以体现出行业专业度，举例正在服务的与客户差不多同级客户（尽量是不同市场的），来凸显产品的适配度。
3、清晰。注意字体、大小、排版，一定要使客户一眼能扫视清楚大概内容，同时利用邮件传递图片的优势，适当做图文并茂的呈现，会比单纯的文字描述更好。
4、附件。随带公司介绍的PPT和产品电子目录，注意一定要压缩，避免因为文档过大退信或者客人打开的时候过慢失去耐心。
5、签名。这个当然也是邮件的常规设置了，需要附上详细信息包括姓名、职位、公司名称、电话、传真、邮箱、网址和公司地址，还需要留主要社媒账号（如果是手机号的就在手机号后面备注）。
二、外贸开发信的内容
1、说明来处。首先向客户说明获得客户联系方式的途径，国外人比较讲究隐私，比较不接受唐突而莫名其妙的陌生信息，比如说“很荣幸在XXX展会上认识并获得您的名片信息”、“经XXX朋友（双方认识的）介绍”、“在XXX网站上看到您的求购信息联系方式”等。
2、介绍自己。包括公司规模、成立时间（用以暗示公司行业沉淀和底蕴）、自己的从业时间（凸显服务能力）和经验。
3、介绍特点。主要是产品方面的，说出产品类目和主打产品就好了，吸引客户留存细看。
三、外贸开发信的注意点
1、目标明确。一定要弄清楚自己的产品、公司定位是否和客户的需求匹配，结合自身的优势、强项以及未来发展规划，确定这是自己的目标客户。
2、表现诚意。尽量不要用一眼看去就是群发性质、千篇一律模板化的内容方式，除了开头称呼客户之外，在信的内容里面也提及一下客户名称、会看出这是专门写给客户的，能让客户觉得你的重视程度，获取好感度。
3、语态细节。因为第一封邮件，客户并不了解你，所以尽量少用主动语态来表达观点，多用被动语态来说明或解释，显得更客观。
四、外贸开发信的发出和跟进
1、发出时段。因为有时差，需要算好客户的上班时间，在刚上班的时段前后发送给客户，提高客户阅读和回复的概率。
2、记录整理。记录发出去的开发信时间、内容、客户联系人等信息，整理客户读取邮件情况和回复与否，回复的重点跟进，没有回复的总结优化。
3、定期跟进。如果客户有回复的，根据客户回复内容跟进，追发第二封邮件；如果没有回复，则需要进行思考与分析，两周时间左右再尝试发送一下，直至评估放弃。
五、外贸开发信的坚持
开发信发出以后即便得到相应回复，也不一定能够很快展开合作，甚至没有合作意向。但是如果坚持经常与客户保持新品推介，甚至私下信息交流，会加深客户对你的好印象，如果有机会出现，客户肯定会第一时间想到你。也许客户没有合作机缘，也有可能推荐给客户的朋友，或者客户变动到另外一家公司以后，也会带来合作机会。
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