欢迎阅读，这里有原创的Office办公软件操作技巧。

技巧概述

工作中如果需要经常制作相同外观、相同格式的Word文档，可以考虑把文档制作成模板。需要新建Word文档时，从模板建立，再录入文字、数据等内容，就能确保以该模板为基准建立的Word文档都有统一的外观。因为模板中已经进行了各种格式的设置，所以以模板新建文档时，无需再次进行格式设置，效率会大大提升。

最终效果

模板建立并保存后，将在启动Word时显示出该模板。

一、确定页面尺寸

页面尺寸关系到文档后期的打印效果、在电子屏幕上的显示效果等，是第一需要确定的内容。

进入【页面设置】，选择纸张大小。

同样在【页面设置】中，设置上、下、左、右页边距。

二、确定主题字体

主题字体关系到文档中所有中文、英文文字的外观，字体不同，显示效果会有很大差别。

点击【设计】—【字体】，点击列表框中的一种Office内置的主题字体，即可为文档应用该主题字体。

如果有特殊的字体需求，可以点击【自定义字体】，为文档中的中文正文、中文标题、英文正文、英文标题分别选择一种字体，建立一套新的主题字体。

三、确定主题配色

如果文档中有表格、图表、图形等内容，可以确定一套主题配色。

点击【设计】—【颜色】，点击列出的一种Office内置的配色，即可为该文档使用该配色。

如果有特殊的颜色需求，比如公司的logo主题色，就可以点击【自定义颜色】，新建一套自己的主题颜色。

四、确定正文字体、字号

正文是文档中最多的内容，先确定下正文的字体、字号，确定文档主基调。

在【正文】样式上点击鼠标右键菜单中的【修改】。

在打开的【修改样式】窗口中，点击【格式】—【字体】。

在打开的【字体】设置窗口中，因为之前已经设置了主题字体，所以字体选择【+中文正文】、【+西文正文】，再选择字号。

再点击【格式】—【段落】。

在打开的【段落】设置窗口中，设置缩进值、段前段后值、段落行距。

五、设置文档网格

正文字号确定后，就可以设置文档网格，确定一页文档中显示的文字行数，以及一行中显示的文字个数。

进入【页面设置】—【文档网格】，选择【指定行和字符网格】，并输入每行的字符数和每页的行数数值。

六、设置标题样式

文档中不可避免会有各种级别的标题文字，为各个级别的标题文字设置格式，可以保持文档框架明晰。

与上述步骤中设置正文样式的操作一样，在【标题1】样式上点击鼠标右键菜单中的【修改】。

在打开的【修改样式】窗口中，【样式基准】选择【无样式】，这样做的好处是，当后期如果修改正文样式后，该标题的样式不会随着一起改变。

同样，因为之前已经设置了主题字体，所以标题字体选择【+中文标题】、【+西文标题】，再设置字号。

同样再设置缩进值、段前段后值、行距值。

如果另外级别的标题需要使用其他字体，那么在设置标题字体样式时，可以选择指定的中文字体，标题中的英文可以使用与中文相同的字体，选择【(使用中文字体)】。

七、设置页眉、页脚

页眉和页脚可以记录文档中的一些重要信息，比如公司名、制作日期等。

点击【插入】—【页眉】，点击列出的一种内置页眉样式。

在激活的页眉中，点击出现的文本框，进入【页眉和页脚工具】—【设计】中，点击插入日期、时间、文档标题等文档信息。当然，也可以手动输入需要的页眉内容。

缩小【页眉顶端距离】，使得页眉位于版心之外。

将鼠标置于页脚，同样，点击【页眉和页脚工具】—【设计】—【页码】，点击一种列出的内置页码样式。

同样，减小【页脚底端距离】，使得页码位于版心之外。

八、添加水印

为文档添加水印，相当于为文档又添加一重身份标识，确保规范使用文档。

点击【设计】—【水印】，可以直接点击一种列出的水印类别，就可为当前文档使用上该水印。

也可以点击【自定义水印】，在打开的【水印】设置窗口中，选择使用图片水印或文字水印。比如，图片水印可以使用公司logo，文字水印可以自己输入一些文字。

九、设置页面颜色及边框

页面颜色和边框的使用可以使得文档外观更加严谨。

点击【设计】—【页面颜色】，可以点击使用内置的一种主题色，或者点击【其他颜色】进行自定义颜色。

需要自定义颜色时，在打开的【颜色】设置窗口中，输入颜色的RGB值。

点击【页面边框】，在打开的【边框和底纹】设置窗口中，点击选择方框、方框的线条样式、粗细、颜色等。为文档添加一个边框。

十、保存为模板文件

把文档保存为模板文件，方便在下次使用时尽快调出。

执行保存，在打开的【另存为】窗口中，【保存类型】选择【Word模板】，则保存地点将默认打开至【自定义Office模板】。

也可以把文档保存为Word模板，但是保存地点放到自己经常使用的文件夹中。

这样，在保存地点文件夹中，就可以看到该模板。还能将该模板以文件格式拷贝到其他电脑上随时使用。

打开该模板，就能新建一个格式一模一样的文档。

如果该模板已经保存到【自定义Office模板】，则打开Word时，点击【新建】，在【个人】模板中就能出现该模板。

同样，点击一下该模板，就能新建一个外观相同的文档。

注意事项

至此，一个Word模板就建立完成，录入文字、表格、图表等内容即可得到一个外观统一的文档。

如果各个级别的标题需要使用自动编号，则需在多级列表中进行设置。

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