办公小技巧:打造模板库 文档管理有条理

办公时有些文档经常会被我们重复使用，比如个人简历、请假单、计划书、合同等等，很多人喜欢将文件到处乱存乱放，时间一长，文件一多，当再使用相同的文件时，就完全不记得此刻要用的文件放到哪里了。其实，我们可以建立自己的模板库，对文档进行分类存放，当打开Word时，就能直接点击进去即刻使用。那么，这样的模板库是如何实现的呢？下面以在Word 2013中操作为例加以说明。

首先，在本地电脑的某个磁盘分区中建立名为“模板”的文件夹，然后在它里面再分门别类地创建几个文件夹，如建立名为“个人简历”、“计划书”的文件夹；打开“模板”文件夹这个层级，在窗口上面的地址栏点击，选中其中的地址路径（如“E:\模板”），进行复制；打开Word文档，点击“文件→选项”，在弹出窗口的左侧一栏中点击“保存”一项，在右侧窗格的“默认个人模板位置”处粘贴刚才复制的地址，点击“确定”（图1）。

接下来，我们找到常用的一些文件，作为模板或范本，存放在对应的文件夹中。如打开一份常用的个人简历文件，删除里面填写的内容，只留下需要存在的固定内容与格式，点击“文件→另存为”，在弹出的窗口中选择好存放位置（即先前建立的“个人简历”文件夹），文件类型处选择“Word模板.dotx”（图2）。

这样，当打开Word，点击“文件→新建”，在窗口中选择“个人”，然后点击相应类别的文件夹，选择相应的模板后，在开启的新建文档窗口中输入所需要的内容就可以了（图3）。

如果常用的文档带有日期和时间输入需求，不妨在模板中插入一个日期选择器。将光标定位在模板中需要插入日期的位置，选择“开发工具”选项卡，点击“控件→日期选取器控件”。这样，对于使用该模板新建的文档，若需要日期输入，我们只需从选择器中选择一个日期，就能够快速进行日期的输入，更加方便（图4）。

小提示：如果没有“开发工具”选项卡，可点击“文件→选项”，在弹出的窗口中点击“自定义功能区”，在窗口右侧勾选“开发工具”就可以了。